Я начинаю серию заметок, которые описывают алгоритм действий по выстраиванию бизнес-процессов в организациях, где основной источник дохода — исполнение контрактов для государственных и муниципальных нужд (по 44-ФЗ и 223-ФЗ). Это не советы — как быстро выиграть контракт и заработать деньги, а практические рекомендации, которые приведут к долгосрочным и системным результатам. Для этого потребуется время, анализ и воля. 

Тема первой заметки — это анализ рынка госзакупок в контексте вашего бизнеса и правильный отбор торгов для участия.

Являясь участником закупок для государственных и муниципальных нужд более 12 лет в различных сферах деятельности, наша команда выявила 3 ключевых момента, на которые стоит обратить внимание в первую очередь:

1. предварительный анализ рынка;
2. активное участие в закупках;
3. мониторинг и контроль за участием в закупках.

Рассмотрим подробнее, что мы имеем в виду.

Предварительный анализ рынка

На рынке госзакупок вы подстраиваетесь под рынок, а не рынок под вас.

К нам часто обращаются с вопросом «Я хотел бы получать государственные заказы, как мне это сделать? Я слышал это очень выгодно». Мы спрашиваем: «А чем вы занимаетесь?». Ответ, к примеру: «У меня асфальтобетонный завод… очень хороший завод!». Мы объясняем, что в своей практике редко встречали отдельные закупки на асфальтобетонные смеси, они идут внутри смет при строительстве или ремонте дорог. Поэтому лучше или искать каналы сбыта среди подрядчиков по дорожному строительству, или самому становиться таковым.

Тезис №1. Рынок госзаказа (в качестве поставщика по госконтракту) — не для всех.

Зайдите в ЕИС (zakupki.gov.ru) и найдите уже прошедшие закупки по вашему профилю деятельности за последние несколько лет. Сколько всего было закупок? На какие суммы?

Если закупок мало, на небольшие суммы — нет смысла тратить время и силы, это просто не ваш рынок.

Если закупок мало, но на очень крупные суммы — стоит принять во внимание, что чем крупнее закупки, тем сложнее в них победить. Возможно, для начала, имеет смысл обратиться к уже сложившемуся пулу поставщиков для обсуждения условий подряда.

Если закупок много — это хорошо, с этой информацией можно начинать работать.

Тезис №2. Есть смысл участвовать в госзакупках, только если их объем значителен в масштабах вашего бизнеса.

Теперь необходимо провести дополнительный анализ прошедших закупок:

• Анализ географии закупок. Оцените какой объем приходится на регионы, где вы можете выполнять работы (поставлять товары, оказывать услуги)? Исполнение контрактов в далеких от вас субъектах РФ — это дополнительные затраты сил и средств. В России все привыкли смотреть друг другу в лицо при ведении дел, и госзаказчики в этом не исключение.
• Анализ конкурентной среды. Посмотрите какой средний процент снижения цены на торгах от начальной (максимальной) цены контракта? Какое среднее количество участников? Кто они, в чем их преимущества и слабые стороны? 

Самый важный вопрос, на который нужно ответить, проанализировав вышеуказанные факторы: как много среди прошедших закупок таких, где вы смогли бы предложить цену лучше, чем цена победителя? Если таких закупок нет или их очень мало — нет смысла тратить время и деньги.

Ежедневно проводится огромное количество закупок, где поставщики выигрывают по ценам на грани рентабельности. Часто, для таких победителей это оказывается пирровой победой, потому что при возникновении даже небольших непредвиденных обстоятельств при исполнении контракта (ошибок в расчетах, неточностях в техническом задании, разногласиях с заказчиком и т.д.), контракт становится убыточным, а обязательства остаются, в том числе, перед контролирующими органами. Нередко такие компании разочаровываются и уходят с этого рынка.

Тезис №3. Госзаказ — это далеко не всегда выгодно.

Активное участие в закупках

Мы видим ситуацию очень просто — если по вашему виду деятельности проводятся госзакупки, вы должны пробовать участвовать во всех, где у вас есть потенциальная рентабельность. Да, именно так, в каждой закупке!

Мы часто наблюдаем одно и то же: на торгах, где изначально выгодная начальная (максимальная) цена контракта, выходит большое число участников. Каждый из них тратит ресурсы и время на расчеты, подготовку документов, переводит средства на обеспечение заявок. Создается огромная конкуренция, и по итогам аукциона выигрывает компания по цене на грани рентабельности. Все остальные компании участвуют по факту безрезультатно.

В то же самое время проходят, на первый взгляд, менее выгодные закупки, на которых почти никого нет, потому что все сосредоточили свои усилия на более выгодных лотах.

Тезис №4. Если закупка изначально выгодная, это совсем не означает, что у победителя будет выгодный контракт.

Если вы сумеете выстроить структуру в своей организации так, чтобы участвовать в максимально возможном количестве закупок хорошими заявками, то поверьте, вы заметите огромную разницу в результатах.

На нашей практике постоянно возникают ситуации, когда «фавориты» прикладывают заявки с ошибками. Человеческий фактор никто не отменял! В этом случае заказчик вынужден их отклонить, что открывает чудесные возможности для победы другим участникам.

Другой сценарий, когда большинство участников выходят на торги «просто так», без точного расчета рентабельности, без понимания специфики исполнения контракта. Это противоречит логике и здравому смыслу, но встречается очень часто, как ни трудно в это поверить. При должной подготовке вы легко сможете выиграть такие контракты.

У нас есть примеры построения бизнесов с миллиардными оборотами, которые специализируются на победе и исполнении «средненьких» контрактов, менее интересных для общей массы участников.

Тезис №5. Ищите там, где никого нет.

Мониторинг и контроль за участием в закупках

Допустим, вы приняли решение участвовать много и часто — отлично!

Тезис №6. Вам не обойтись без системы мониторинга за статусом закупок.

Мы знаем организации, которые ведут реестр закупок для потенциального участия в файлах Excel, но это не совсем то, что нужно.

Система мониторинга должна предусматривать следующие возможности:

• систематизировать информацию о торгах, в которых компания участвует, участвовала или только планирует принять участие;
• координировать работу сотрудников по поиску и отбору торгов, подготовке и подаче заявок, отслеживанию результатов торгов и заключения контрактов;
• проводить анализ эффективности участия организации в торгах.

Необходимый функционал:

• доступ к информации онлайн по логину и паролю с любого устройства (компьютер, телефон, планшет) — это очень актуально в деловых поездках, путешествиях и т.д.;
• обмен информацией между пользователями системы: сообщения, комментарии к закупкам, файлы.

Все торги должны быть распределены по статусу (этапу их проведения): отбор, подача заявок, ожидание торгов, обжалование, заключение контрактов, отклоненные заявки, завершенные и удаленные торги. Подобное распределение позволяет в любой момент времени видеть полное состояние дел в вашей организации по участию в торгах.

Также для каждой закупки должны быть указаны:

• кто ответственный за подготовку заявки;
• комментарии, касающиеся себестоимости исполнения контракта;
• присвоенный номер заявки на ЭТП (для закупок в электронной форме);
• любая другая необходимая информация.

Регулярное участие организации в торгах приводит к накоплению большого объема информации. Вы сами увидите все сильные и слабые стороны вашей организации: статистику допусков и отклонений заявок (в том числе в разрезе специалистов, которые их готовят), использованных средств для обеспечения заявок, уровень конкуренции на торгах, статистику цен по заключенным контрактам и многое другое.

Тезис №7. Регулярный анализ и систематизация информации с каждым разом будет повышать эффективность вашего участия в госзакупках.

Вы можете организовать подобного рода системы самостоятельно, используя базовые средства для коллаборации, вроде Google Drive, Slack, или использовать специально разработанные системы. Например, с 2008 года мы пользуемся собственным веб-приложением, которое в 2011 году доработали под 44-ФЗ таким образом, чтобы сведения о закупках автоматически загружались из ЕИС (zakupki.gov.ru) по 19-значному номеру извещения.

В следующей статье мы рассмотрим выстраивание организационной схемы компании и распределение задач между сотрудниками для эффективного участия в торгах.

Автор: Дмитрий Сурков